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Ottobre 28, 2016, By lenergiavitale@hotmail.it

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REGOLAMENTO UE N. 2016/679 (GDPR)
DISCIPLINA PRIVACY

In ottemperanza a quanto previsto dall’entrata in vigore del nuovo regolamento europeo in materia di Privacy, l’Associazione Culturale L’ENERGIAVITALE in quanto titolare dei dati anagrafici dei propri soci, rende note le procedure e le informazioni relative alla conservazione dei dati personali, che vanno a sostituire la precedente normativa secondo le linee guida previste dalla comunità Europea

Il responsabile incaricato del trattamento dei dati personali è il Sig. Vanzo Gabriele che ha il compito di riceverli, archiviarli, provvedere alla loro conservazione e sicurezza. Ha l’autorizzazione ad utilizzarli per le necessità pratiche, informative, divulgative ed istituzionali dell’associazione. Questi dati saranno a disposizione anche del Presidente per ottemperare alle normali attività associative.

Ricordiamo che tutti i dati sono raccolti solo con il libero consenso dell’interessato con azione positiva inequivocabile.

I dati raccolti in forma telematica attraverso form compilati on line o cartacea subiranno i seguenti processi di elaborazione e saranno custoditi come segue:

I dati relativi all’iscrizione all’associazione saranno custoditi come segue:
• Una copia sarà custodita in forma digitale su archivio on line protetto da password. Periodicamente salvata su disco esterno protetto da password e custodito in luogo protetto.
• Una copia sarà custodita in forma cartacea sul libro soci, tale libro è custodito normalmente in apposito luogo protetto.
• Nella raccolta dei dati per via telematica, questi saranno salvati per un breve periodo su un supporto digitale gestito dal creatore del form on line di raccolta degli stessi. Non è autorizzato a farne alcun uso oltre quello della momentanea conservazione per la trascrizione.
• Una parte dei dati, ovvero il numero di telefono cellulare e l’indirizzo di posta elettronica, saranno condivisi nei sistemi in dotazione al presidente e al responsabile. Essi saranno utilizzati per gli usi strettamente legati all’attività dell’associazione, per comunicazioni logistiche, informative e di consulenza.
• Il numero di cellulare salvato in rubrica potrà essere monitorato dal gestore dell’applicazione Whatsapp secondo quanto consentito dalla legge.
• Una copia degli indirizzi di posta elettronica sarà custodita su apposito archivio on line protetto da password atto a permettere l’invio periodico delle newsletter. In ogni momento si avrà la possibilità di essere cancellati da tale supporto e non ricevere più alcuna comunicazione.
• I dati anagrafici di tutti gli associati saranno conservati e non potranno essere cancellati dal libro soci in quanto dovranno dimostrare l’effettiva iscrizione all’associazione.
• I dati relativi alle finalità statistiche saranno raccolti e custoditi in forma anonima. Verranno comunicati ai soci durante l’assemblea annuale per informare sull’andamento dell’associazione.
• Nel caso sia necessario per l’adempimento di finalità associative parte dell’anagrafica potrà essere fornita a terze parti.

Uso delle immagini, video e altro materiale audiovisivo.
• Nel caso si autorizzi o si abbia autorizzato (nel caso dei soci già registrati) l’utilizzo di immagini o video in cui si è inquadrati durante l’attività dell’associazione, le stesse saranno sempre custodite in forma digitale su archivio protetto. Potranno essere usate per realizzare video, opuscoli e altro materiale informativo o pubblicitario delle attività associative. Potranno essere utilizzate sia sul sito web dell’associazione che in eventuali post su piattaforme tipo Facebook, Google+, Twitter o pubblicate in formati video o tipo opuscolo, locandina ecc. su siti come You tube, Vimeo, ISSUU, ecc.. Il loro uso sarà sempre autorizzato e monitorato dal responsabile del trattamento dei dati. In ogni momento si potrà richiedere la rimozione delle immagini in cui si è inquadrati o l’occultamento del viso. Tranne in opuscoli già stampati o post già pubblicati.
• Le immagini o i video non riporteranno nessun nominativo delle persone inquadrate salvo autorizzazioni particolari richieste dall’interessato e concordate con il consiglio direttivo.
• Eventuali dati sensibili o altre informazioni raccolte attraverso registrazioni o filmati con audio saranno custoditi solamente in formato digitale sempre su archivio protetto da password, con il solo accesso da parte del presidente dell’associazione e del responsabile del trattamento dei dati. Potranno essere oggetto di studio e/o ricerca in ambito protetto dandone comunicazione ai diretti interessati.

Altri usi diversi dei dati anagrafici:
• Per motivi di controllo amministrativo o giuridico, alcuni dati potrebbero essere monitorati da parte di un commercialista o esperto in materia fiscale o legale nel caso ce ne sia la necessità.
• Per motivi amministrativi o fiscali alcuni dati potrebbero essere trasferiti ad istituti di credito, patronati, caf o altri studi professionali o legali, preposti al loro utilizzo per assolvere ad eventuali pratiche richieste dalle normative in vigore o da nuove normative, oppure per assolvere ad eventuali richieste da parte della pubblica amministrazione o in caso di controversie.

Perdita di dati o furto:
• In caso di perdita accidentale dei dati o violazione degli stessi in modo fraudolento verrà inviata tempestiva comunicazione entro le 72 ore al diretto interessato e all’autorità di controllo preposta.

Per ogni altra informazione a riguardo puoi inviare richiesta scritta a lenergiavitale@hotmail.it

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